Willekeurige e-mailer

De 5 grootste onwaarheden over e-mail

Wordt u geleefd door uw e-mail? Dan bent u niet de enige. Maar de hoeveelheid tijd die u besteedt aan het medium, bepaalt u gelukkig altijd nog zelf. Tijd om de 5 grootste misverstanden over e-mail uit de weg te ruimen, zodat u weer regie kunt nemen over uw leven.

De 5 grootste onwaarheden over e-mail:

1. Uw inbox organiseren is handig
Dit heeft u vast wel eens geprobeerd als u geen zin had om te werken: uw e-mails handmatig archiveren in kekke mapjes met locaties als klanten/dejongenpartners/2008/diversen. Maar behalve als zinloos tijdverdrijf, gaat deze systematiek u niet helpen. Probeer over een jaar nog maar eens iets terug te vinden. De enige juiste manier is dan ook om e-mails pas te archiveren (automatisch), nadat u ze heeft afgehandeld.

2. U moet iedere e-mail beantwoorden
Het is een misvatting dat e-mails beantwoord moeten worden. Als er geen direct verzoek om antwoord in de mail staat, of u wordt ge-cc'd, antwoord dan niet. Onderdruk de neiging om iets zinloos aan de discussie toe te voegen ('Leuk!'). Door niet te antwoorden, voedt u uw e-mailplaaggeesten bovendien op: ze zullen u de volgende keer misschien buiten de mailinglijst houden.

3. U moet e-mails direct beantwoorden
Deze kent u vast: u stuurt een collega een e-mail en een minuut later heeft u een antwoord. Zo creëren we met elkaar de illusie van productiviteit, terwijl het tegendeel waar is. Als u de hele dag op e-mails zit te reageren, blijft er namelijk geen tijd over om te werken. Bovendien: 91,4% van alle e-mails wordt te snel verstuurd, wat ten koste gaat van stijl en inhoud.

4. Er is geen manier om minder e-mail te krijgen
Onzin. Zeg tegen uw collega's dat u voortaan past voor de vrijdagmiddagmop; schrijf uzelf uit bij die irritante nieuwsbrief waar u in 2001 'ja' tegen zei (via opt-out of stuur een mailtje naar de afzender); en stel een automatisch antwoord in, waarin u uitlegt hoe u met e-mail omgaat ('ik lees mijn e-mail onregelmatig, voor dringende gevallen bel etc.'). Hou het uiteraard wel vriendelijk; u houdt wel degelijk van communiceren.

5. E-mails met een rood vlaggetje zijn urgent
Telefoontjes zijn urgent. Besprekingen zijn urgent. E-mail is dat niet. Simpelweg omdat met dit communicatiekanaal geen live contact mogelijk is. Of iets urgent is of niet, is dan ook niet aan de zender, maar aan de ontvanger. Kwestie van etiquette. Bovendien is het maar de vraag of uw rode vlaggetje überhaupt zichtbaar is in andere mailprogramma's.