Vergaderzaal zoals hij er vaker uit zou moeten zien

5 tips om een einde te maken aan onzinnige vergaderingen

Het is weer maandag en dat betekent dat 67% van u vandaag minimaal twee vergaderingen heeft ingekopt. En wat leverde dat op? Waarschijnlijk dat u niet aan uw werk bent toegekomen. 5 tips om tijdverspillende zakelijke samenscholingen te voorkomen.

Toegegeven, natuurlijk is het best handig om even face-to-face rond een tafel te gaan zitten met goede espresso en wat knopen door te hakken. Maar al te vaak is een vergadering het ultieme middel om de werkdag uit te stellen, onder de bezielende leiding van... ehm, niemand. Hoe het wel moet weet Seth Godin, auteur en succesentrepreneur.

1. Niet alle problemen zijn hetzelfde. Dat geldt ook voor de aanpak van die problemen. Dus waarom moeten alle vergaderingen dan een uur duren? Vergader zo kort mogelijk. (En ja, in 10 minuten kunt u veel bespreken.)

2. Deel vergaderingen op in segmenten van 5 minuten. Eis van degene die de vergadering heeft gepland een goede reden om een vergadering van meer dan 4 segmenten te beleggen (het gaat om het idee - dit is geen wetmatigheid).

3. Als u de vergadering zelf organiseert:geef mensen vooraf wat om zich in te lezen. Als u de vergadering ook nog moet beginnen met een presentatie blijft er geen tijd over voor de kern. (Een uitzondering geldt voor brainstormsessies, waarbij kennis vooraf soms onwenselijk is.)

4. Het klinkt nogal bureaucratisch en 1999, maar zorg altijd dat er tijdens een vergadering genotuleerd wordt. Een kort verslag met actiepunten voor de verschillende deelnemers dient zo snel mogelijk na afloop van de bespreking te worden verstuurd.

5. Laat mensen na afloop van een vergadering een cijfer geven over de bruikbaarheid en het nut van de vergadering. De uitkomsten zullen u verrassen (hoe dan ook is het gegarandeerd vuurwerk en reden tot discussie).

Lees ook: Waarom vergaderen meestal tijdverspillen is